Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est une solution informatique automatisée que les entreprises peuvent utiliser pour gérer la production, le traitement des commandes et les stocks. Un logiciel ERP permet également de contrôler l’affectation et l’utilisation des ressources à partir d’un système complet de gestion de base de données avec des analyses intégrées. Des applications complémentaires permettent aux entreprises de suivre les informations dans tous les services.
Parmi les fonctions les plus courantes figurent la planification des produits et des achats, la planification de la fabrication et de la livraison, la gestion des stocks, l’expédition, le paiement, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et la gestion de la relation client (CRM). Avec un logiciel ERP, les données et les informations sont développées et automatiquement stockées en un seul endroit.
Grâce à ce système, les PME n’ont plus besoin de stocker de multiples copies de données telles que des feuilles de calcul, des bases de données et des bons de commande. Il est ainsi plus facile pour le personnel d’accéder aux informations pertinentes et de les mettre à jour d’un simple clic. L’automatisation réduit également le besoin de tâches manuelles, ce qui contribue à accélérer les processus critiques tels que la gestion des commandes. La simplicité de récupération des données et des informations accélère également la planification et la prise de décision.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP est un système d’information qui gère, par intégration, tous les aspects d’une entreprise, notamment la production, la planification, les achats, la fabrication, les ventes, la distribution, la comptabilité et le service client.
Les PME utilisent les logiciels ERP pour plusieurs raisons. La principale raison est d’améliorer la communication entre les départements et d’optimiser les processus d’entreprise en offrant aux utilisateurs une visibilité aisée de toutes les opérations. Une autre raison pour laquelle les entreprises utilisent un logiciel ERP est qu’il permet l’intégration des informations financières de l’entreprise.
Les petites entreprises apprécient également les ERP pour sa capacité à intégrer les informations relatives aux commandes des clients. Cela permet aux départements d’avoir, d’un seul coup d’œil, une vue d’ensemble de l’état des commandes en cours et de prendre les mesures nécessaires pour assurer la livraison aux clients dans les délais. La normalisation des processus de fabrication d’une entreprise peut réduire considérablement les délais. La mise en œuvre d’un logiciel ERP peut aider les TPE et PME à gérer ces processus et à rationaliser leurs opérations. Les petites entreprises utilisent également les logiciels ERP pour réduire les stocks et les frais généraux.
Par ailleurs, les logiciels ERP sont également utiles aux entreprises qui souhaitent normaliser leurs données relatives aux ressources humaines. L’intégration des données à l’échelle de l’entreprise vous assure une meilleure visibilité dans tous les domaines de votre activité, des opérations quotidiennes aux décisions stratégiques. La connaissance de la production, des stocks et des données financières permet d’identifier facilement les possibilités de réduction des coûts et d’amélioration de l’efficacité.
Quel type de logiciel ERP choisir pour votre PME ?
- Conçu pour l’industrie : Ce type de logiciel peut être adapté aux besoins d’un secteur spécifique, tel que la vente au détail ou l’automobile ; toutefois, la plupart des grandes entreprises utilisent ce type de logiciel pour répondre à des besoins plus complexes. En savoir sur le site Mon ERP Industriel.
- Conçu pour le Web : Ce type de logiciel, également appelé « cloud », est hébergé par un fournisseur ou open-source et offre aux entreprises un accès à distance depuis n’importe quel endroit ou appareil. Les logiciels basés sur le Web sont moins complexes à configurer et à installer, ce qui rend cette solution adaptée aux petites entreprises.
- Conçu pour les PME : Ce type d’ERP est particulièrement intéressant pour les petites entreprises pour aider à la gestion des commandes et des ressources humaines. Un ERP pour TPE et PME peut également inclure un composant de fabrication et possède des fonctions ERP limitées, ce qui en fait le progiciel de gestion intégré le plus abordable.
En fonction des besoins de l’entreprise, de ses exigences commerciales et de ses objectifs futurs, il existe plusieurs types de solutions ERP baséss sur un modèle de licence :
- ERP Open Source pour PME : Il s’agit de logiciels Open Source dont le code source est disponible.
- ERP propriétaire gratuit pour petites entreprises : Il s’agit de versions limitées d’un ERP propriétaire entièrement fonctionnel.
- ERP propriétaire pour petites entreprises : version complète et payante d’un progiciel de gestion intégré (PGI) qui est disponible dans une architecture client-serveur autonome ou dans le cloud.
Quelles sont les principales caractéristiques d’un logiciel ERP pour PME ?
Les logiciels ERP pour PME offrent des fonctionnalités telles que la comptabilité, la veille économique, la gestion de la relation client, les ressources humaines, la gestion des stocks, la fabrication, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, l’intégration, l’analyse et les rapports. Le système ERP rassemble toutes les activités de l’organisation, puisque les processus » traversent » plusieurs domaines fonctionnels, pour les intégrer dans un seul système. Le système ERP, en utilisant une base de données unique et une infrastructure logicielle commune, fournit une meilleure compréhension et des informations actualisées, pour permettre aux gestionnaires de prendre de meilleures décisions sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, des opérations et de la logistique.
- Comptabilité : Aide les petites entreprises à simplifier leurs rapports financiers et à gérer efficacement l’allocation des ressources.
- Business Intelligence : Permet aux entreprises d’analyser et de communiquer des données pertinentes pour faciliter la prise de décision.
- CRM : Aide les entreprises à augmenter la satisfaction des clients et les revenus en gérant les interactions avec les prospects, les clients et les clients, et en suivant les opérations des départements.
- Ressources humaines : Permet aux entreprises de gérer les activités traditionnelles des RH et les nouvelles initiatives stratégiques avec plus de rapidité et de précision.
- Gestion des stocks : Aide les petites entreprises à suivre les informations sur l’approvisionnement en produits, dans le seul but de maintenir un stock suffisant pour éviter les dépenses inutiles.
- Fabrication : Permet aux entreprises de prévoir et de budgétiser efficacement les ressources nécessaires au processus de production et peut inclure des modules axés sur la nomenclature ainsi que sur la gestion du cycle de vie des produits.
- Gestion de la chaîne d’approvisionnement : Assure le suivi des marchandises tout au long de la chaîne d’approvisionnement et comprend des applications telles que la planification de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des fournisseurs et la gestion des entrepôts.
- Intégration : S’intègre bien avec les applications existantes d’une entreprise, telles que les logiciels de CRM, de gestion des stocks et de comptabilité, pour créer une plate-forme robuste.
- Analyses et rapports : Fournit aux entreprises des rapports complets et précis pour tous les services, ce qui facilite l’analyse des données et la prise de décision.
Quels sont les avantages d’un logiciel ERP pour les PME ?
- Efficacité opérationnelle : Permet aux entreprises de planifier efficacement, de gérer les dépenses, de satisfaire les clients, de rendre les ventes plus efficaces et de contrôler la commande des stocks.
- Transparence : Permet aux petites entreprises de partager et d’accéder aux informations entre les départements, ce qui élimine la nécessité de ressaisir les données et augmente la productivité.
- Temps de cycle : permet de suivre le temps de cycle d’un produit, ce qui peut aider les petites entreprises à identifier les retards et à trouver des stratégies d’amélioration.
- Recommandations de meilleures pratiques : Répond aux besoins des entreprises d’un secteur spécifique, en proposant des conseils et des meilleures pratiques.
- Analyses et rapports : Fournit des rapports précis et opportuns à partir d’une base de données centrale, ce qui améliore la planification et la gestion des ressources et des clients.
- Amélioration de la réactivité vis-à-vis des clients : aide les petites entreprises à répondre rapidement aux demandes, commandes, commentaires, etc. des clients grâce à l’intégration d’une solution CRM.
- Gestion des ventes : Aide les entreprises à analyser et à gérer les ventes et leur permet de suivre l’évolution des objectifs de vente.
- Contrôle de la qualité (CQ) et assurance de la qualité (AQ) : aide les entreprises à effectuer des tests de CQ et d’AQ pour garantir la sécurité et la fiabilité des produits.
- Gestion des commandes : Permet aux petites entreprises d’identifier les raisons des retours de commandes de vente et de définir des stratégies pour résoudre ces problèmes.
- Tendances : Aide les petites entreprises à évaluer les modèles de comportement des clients et à prédire les tendances futures.
Quelles sont les dernières tendances en matière de logiciels ERP pour les petites entreprises ?
- Le SaaS (Software as a Service ou logiciel en tant que service) : L’intérêt pour les logiciels ERP basés sur le Web s’est accru, car ce type de logiciel est rentable et plus facile à mettre en œuvre que les options sur site. Le logiciel SaaS fonctionne à l’aide d’un navigateur Web, ce qui élimine le besoin d’employés à temps plein chargés de la surveillance et de la maintenance des serveurs et des équipements.
- L’application mobile : les fournisseurs de logiciels ERP développent des interfaces mobiles qui permettront aux utilisateurs d’obtenir une vue en temps réel des opérations de l’entreprise avec un accès à distance à partir de leurs téléphones intelligents et autres appareils mobiles.
- L’intégration des médias sociaux : de nombreux fournisseurs de logiciels ERP ajoutent des applications de médias sociaux dans leurs progiciels. Des applications internes sont créées pour améliorer l’interaction entre les employés, ainsi que des intégrations entre les solutions ERP et les plateformes de médias sociaux externes.
Que penser d’un logiciel ERP gratuit pour votre PME ?
Les solutions ERP offrent de nombreuses fonctionnalités et peuvent grandement contribuer à la réussite de votre entreprise en la rendant plus efficace, mais ils peuvent être coûteux. Il existe de nombreux logiciels ERP gratuits. Il existe deux catégories de logiciels ERP gratuits : les ERP libres et open source et la version limitée d’un ERP propriétaire.
Un ERP libre et open source est un bon choix lorsque vous disposez d’une équipe de développement dans votre entreprise et que vous souhaitez tester le produit ou créer de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités. Vous devez consacrer du temps à sa mise en place et à son fonctionnement.
La version limitée d’un ERP propriétaire est un bon moyen de voir s’il sera utile à votre entreprise avant de faire un gros investissement, mais ces logiciels ont des limites. Une version limitée gratuite d’un produit propriétaire facilitera la mise à niveau à long terme et vous aidera également à déterminer si la solution de cette société correspond à vos besoins.
Il existe également des inconvénients à la version limitée gratuite d’un logiciel ERP propriétaire. Ces versions limitées sont loin d’offrir autant de fonctionnalités qu’une version payante entièrement fonctionnelle, et il existe des limites telles que le nombre de caractéristiques et de fonctionnalités, les modules, les limites de stockage, le nombre de rapports, les options limitées d’intégration des données, ainsi que le nombre d’utilisateurs que vous pouvez avoir. Les versions gratuites ont également des options de support limitées.
Existe-t-il un logiciel ERP unique pour les petites et moyennes entreprises ? Malheureusement, il n’existe pas de logiciel ERP universel pour les petites et moyennes entreprises, car chaque produit possède ses propres atouts en termes de fonctionnalités, d’orientation sectorielle, de capacité d’intégration et de caractéristiques de base.
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Comment choisir le bon logiciel ERP pour les petites et moyennes entreprises ?
De plus en plus de petites entreprises mettent en place des logiciels ERP pour améliorer leurs performances globales. Les options sur site et client/serveur sont coûteuses et étaient traditionnellement achetées par les grandes entreprises. Toutefois, l’introduction d’options hébergées dans le cloud rend les solutions logicielles ERP plus attrayantes pour les petites entreprises. Pour choisir un logiciel ERP, les petites entreprises doivent également tenir compte du coût, des intégrations, de l’évolutivité, de la personnalisation, de la capacité mobile et de la convivialité.
- Coût : les entreprises doivent comparer les types de plans d’abonnement disponibles, les coûts de maintenance et les coûts associés aux personnalisations.
- Intégrations : Les petites entreprises ont généralement plusieurs applications autonomes qui les aident dans leurs opérations quotidiennes. Elles doivent rechercher un logiciel qui peut facilement s’intégrer aux solutions existantes pour créer une plate-forme unique.
- Évolutivité : À mesure qu’une petite entreprise se développe, ses besoins augmentent. Disposer d’un logiciel capable de faire face à cette croissance et d’être performant est essentiel pour la performance globale de toute petite entreprise.
- Personnalisation : Les logiciels ERP doivent être suffisamment souples pour être personnalisés afin de répondre aux besoins uniques existants d’une petite entreprise industrielle ou non, et pour s’adapter aux changements futurs.
- Compatibilité mobile : Pour pouvoir prospérer dans ce monde numérique, les petites entreprises doivent adapter leurs opérations aux besoins changeants des parties prenantes. Les petites entreprises doivent donc rechercher une solution logicielle ERP qui soit mobile, permettant aux utilisateurs d’accéder aux informations depuis n’importe quel appareil mobile.
- Facilité d’utilisation : Les petites entreprises seraient intéressées par la mise en œuvre d’un logiciel qui nécessite très peu de formation et dont la navigation est simple pour les utilisateurs du back-end et du front-end. Cela réduit le temps passé à comprendre et à apprécier le système et permet de se concentrer sur des opérations plus stratégiques