De nombreuses entreprises s’équipent chaque année d’outils logiciel ERP (Logiciel de gestion commerciale, administratif et financier) pour améliorer le suivi de leur activité commerciale, suivre leurs prospects, gérer leur stock, leur trésorerie, gérer leur marketing et gérer leur SAV. Les logiciels ERP sont des outils avec de nombreuses fonctionnalités, parfois complexes à paramétrer. Un des facteurs clés de succès du projet de mise en place d’un ERP est d’adapter l’ERP à l’entreprise et non pas l’inverse. Il faut donc personnaliser son ERP, le connecter aux autres outils de l’entreprise. Pour cela, les entreprises se font accompagner par des consultants ERP ou intégrateurs ERP. Eden ERP est un éditeur de logiciel ERP sur-mesure, il fournit des ERP personnalisables, accompagne ses clients dans le paramétrage, le développement et la formation des utilisateurs.
Définir le besoin ERP
En amont de la mise en place d’un projet, le client doit concevoir son besoin, recenser les attentes des différents services/équipes dans l’entreprise, fixer les objectifs que doit atteindre l’ERP, identifier les contraintes au projet ERP. Tous ces éléments doivent être repris dans un cahier des charges. Eden propose un modèle gratuit de cahier des charges ERP à télécharger sur son site.
Que se passe-t-il si vous n’avez pas de cahier des charges pour votre projet ERP ? Vous prenez le risque de choisir un logiciel ERP qui ne correspondra pas à vos besoins et qui ne répondra pas à vos objectifs. Le cahier des charges permet aux prestataires de vous fournir une solution ERP en adéquation avec vos besoins mais vous permet aussi de réfléchir à votre projet avec l’ensemble des futurs utilisateurs.
Un bon cahier des charges est l’assurance d’aligner la vision de l’équipe sur le projet, de bien expliquer son besoin à ses potentiels fournisseurs, de mieux choisir le bon partenaire et/ou la bonne solution ERP.
Le cahier des charges ERP, un document fonctionnel
Vous n’avez jamais rédigé de cahier de charges ? Pas d’inquiétude, un modèle de cahier des charges ERP vous guide pas à pas. Contrairement à ce que vous pourriez penser, aucune connaissance technique n’est requise. Vous devez simplement noter vos besoins fonctionnels et les problématiques que vous souhaitez résoudre avec votre nouvel ERP. Votre prestataire se chargera de trouver la solution technique répondant à vos problèmes.
Par exemple, si vous souhaitez intégrer votre ERP à votre site e-commerce, vous n’avez pas besoin de réfléchir à la façon dont cette intégration sera faite, vous devez simplement indiquer les informations qui devront circuler entre les deux logiciels.
Sous-traiter la rédaction du cahier des charges ERP
Pour gagner du temps, certaines entreprises reprennent des cahiers des charges ERP rédigés par d’autres entreprises ou des fonctionnalités trouvées sur des plaquettes produits en pensant que tous les projets ERP sont similaires. C’est une erreur qui peut coûter cher. Si certaines fonctionnalités sont basiques et communes à la grande majorité des ERP, d’autres nécessitent un paramétrage avancé et feront s’envoler le prix du projet.
Le cahier des charges permet également de préciser : Le degré d’accompagnement souhaité (formation, paramétrage, maintenance et/ou corrective) Le budget que vous pouvez allouer à votre projet (le budget varie en fonction de la personnalisation et de l’accompagnement souhaité) Le planning envisagé Si vous n’avez pas les ressources (temps, équipes…) pour rédiger un cahier des charges, sachez que cette prestation peut être sous-traitée. Vous pouvez faire appel à une agence spécialisée dans l’accompagnement de projet ERP et la rédaction de cahier des charges ou commander un audit préalable à un intégrateur ERP. Les ERP font partie des outils stratégiques de l’entreprise qui touchent de nombreux services. L’ERP est un outil au service de la stratégie globale de l’entreprise qui s’inscrit dans une démarche moyen ou long terme. Il est important d’en choisir un qui vous convienne réellement, et cela passe par un cahier des charges fidèle à votre besoin.
Un projet ERP par phase
Saviez-vous qu’il était possible de déployer un projet ERP en plusieurs phases ? Là encore, l’information devra être communiquée en amont, dans le cahier des charges. Cela permettra au prestataire choisi d’avoir une vision globale de votre projet ERP, même si certaines fonctionnalités ne feront leurs apparitions que bien plus tard.
Il existe des options ERP que vous n’êtes pas sûr de déployer ? Inscrivez-les au cahier des charges en tant que telles, elles feront ainsi l’objet d’un chiffrage à part.