Pour une entreprise, l’archivage des documents est une obligation légale. Chaque organisation est tenue de s’y conformer sous peine de se voir appliquer une sanction en cas de contrôle. Il est donc impératif pour chaque entreprise de mettre en place la procédure permettant une bonne conservation des documents. Les enjeux de cette pratique sont légaux, juridiques et stratégiques. Cet article vous propose de découvrir la procédure d’archivage des documents en entreprise.
L’étape d’identification et d’authentification
Une bonne procédure d’archivage des documents d’entreprise commence par l’identification et l’authentification qui se font de façon automatique. En effet, l’étape de l’identification est essentielle, car c’est elle qui détermine l’authenticité des archives. Cela permet de trouver plus facilement les conditions de conservation à adopter pour l’archivage des documents. Ensuite, il faudra procéder à l’authentification des documents d’archives en les datant. Il est aussi important de prendre le temps de vérifier qu’aucun des documents n’a subi une quelconque modification.
L’étape de stockage de vos documents administratifs
Ce processus doit être très organisé pour permettre à vos documents administratifs archivés d’être faciles à retrouver. De ce fait, vous pouvez opter pour différents types de rangement, notamment l’armoire, le bac, la boîte, la palette, le rack ou encore le container de stockage pour les documents physiques. Pour ce qui est des archives numériques, il est nécessaire de définir une politique de gestion électronique de vos documents. Il faudra aussi établir une méthode de classement, d’indexation, et mettre en place une recherche multicritères, sémantique, etc.
De même, il est possible de déléguer l’archivage des documents à des professionnels pour se concentrer sur son cœur de métier. L’entreprise pourra mettre en place et déléguer la maintenance d’un système d’archivage électronique. Cela permettra de recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives à partir d’une plateforme informatique.
La conservation et la consultation des archives
Pour une procédure d’archivage des documents en entreprise, il est indispensable de suivre certaines règles de base pour conserver et consulter les dossiers archivés. Le but est de tout mettre en œuvre pour ne pas les détériorer ou les perdre. De ce fait, dans les centres de conservation dédiés aux archives, il est impératif de répertorier chaque personne qui souhaite avoir accès aux archives. Toutes les mesures doivent être prises pour que les documents archivés soient très bien protégés. Enfin, vous devez savoir que chaque document administratif est unique avec ses propres règles de conservation. Ainsi, les spécialistes des archives devront être en mesure de gérer aussi bien le classement final que la destruction définitive des documents. Cette dernière option dépend essentiellement de la durée d’utilité administrative des documents de l’entreprise. Vous devez bien vous informer pour en savoir plus sur le records management.
Dans tous les cas, il est primordial pour chaque entreprise de bien se préoccuper de ses différents documents. C’est pourquoi il est important d’avoir une bonne politique de gestion des archives qui répond à de véritables enjeux économiques. Ainsi, quelle que soit la forme ou bien l’activité de l’entreprise, l’archivage des différents documents ne doit en aucun cas être pris à la légère.